注文書（発注書）と注文請書の書き方、作り方

注文書（発注書）と注文請書を作成する際の「記載項目」や「書き方」、送付する際に「必要な物」や「送り方」まで基本から解説しています。

注文書（発注書）・注文請書とは

注文書・注文請書は取引での簡易な契約書のようなものです。
簡単な仕事の契約書の代わりとしてや、すでに基本契約を結んでいる間との取引の場合に使われることが多いです。

依頼した注文内容に対して、相手先が提示した「金額」「希望納期」など見積書に書かれている内容に同意し、確定するという意味で出されるのが「注文書」です。「発注書」とも言います。
注文書には、相手先に対してどのような商品やサービスを「いつまでに」「どのように」提供してほしいのかを明確に記載する必要があります。

また、電話による注文など、聞き違いや認識のズレなどが発生する可能性があるため、注文書を発行することで取引の証拠とします。

注文書・注文請書を使わないリスクとは？

業務上でよくあるのは見積書の内容だけで仕事が進んでしまう場合です。

見積書は金額がメインで、納期や納品方法、支払日などの詳細まで明記しない場合が多いので、最後の支払いのタイミングで双方に認識の違いがあることに気づくかもしれません。
最悪の場合、「そもそも頼んだ覚えはない」となることもあるかもしれませんね。

仕事を開始する前に、それぞれの意思を示し、注文した日付や内容、納期などが含まれる「取引内容」、さらには取引金額や支払い方法などが明確に形として残ることが大切です。

リスクを避けるためにも「注文書」「注文請書」は必ず取り交わすようにしましょう。

注文書（発注書）・注文請書の取り交わし方

見積書の内容に同意し内容が確定しましたら、相手先に注文書を発行し、注文請書を戻してもらうことで取引成立の意志を表明したということになります。

一般的なフローだと、見積書を受領後、正式に発注をすることになった場合、以下の形で書類を交わします。

【１】注文書（発注書）に社印を押印し、原本（紙）またはPDFで発行する。
（この時点で注文書（発注書）と注文請書をまとめて発行し、注文請書だけ送り返してもらうことも多いようです。双方の取引に対して合意できていればこのやり方でも問題はありません。）

【２】業務内容によっては、個別契約書を締結する。

注文書に記載すべき内容

注文書には最低限下記の内容が書かれている必要があります。
（項目は国税庁のタックスアンサーで記載が義務付けられている項目です。）

1.　受注者名
2.　注文者名・住所・連絡先
3.　注文日
4.　品名とその数・金額
5.　納期
6.　納品場所・方法
7.　支払い条件

印紙は必要？

実質的に注文書または注文請書が取引の成立を示すのであれば請負の契約書と同じものですので、内容によっては印紙が必要となる場合があります。

詳しくは国税庁のサイトをご参照ください。
No.7140　印紙税額の一覧表(その1)第1号文書から第4号文書まで｜印紙税その他国税｜国税庁