見積書と請求書はよく使うものの、納品書はあまり使わないという方も多いのではないでしょうか。今回は「納品書」はどんな時に使われて、書くときには何に気をつければいいのかを3つご紹介します。

1・納品日は商品の到着日に合わせる

納品書は商品が手元に届いた日にちを書くのがベストです。例えば、宅急便などで商品を送る場合は、発送日ではなく商品到着日を納品日とします。また、商品が手元に届いていないのに、支払いを受けるケースもあります。例えば、法人で締日を設定して支払いを受けている場合や、到着日が締日の翌日となるケースの場合などです。その場合は、クライアントに相談したり、送る前に一報入れておきたいですね。

2・品目は見積書に合わせて書く

見積書を発行している場合は、品目の名称を見積書に合わせて書くようにしましょう。例えば、「鉛筆」と見積書に書いていたのに、「エンピツ」と表記を統一しないのは相手も混乱しますし、余計なトラブルを防げます。品目は見積書と同じように書くようにしましょう。

3・見積書と金額が一致しているかの確認

品目の書式も大切ですが、金額の一致も大切です。見積書で出した金額と同じになっているか確認しましょう。基本的には納品書を制作する時は、見積書を元に作成するようにすると間違いが起こりにくくなります。見積書をいちいち見ながら納品書を作るのは大変ですが、「Misoca」なら、作った見積書から納品書をワンクリックで作成できます。ミスなく書類を作りたい方におすすめです。

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まとめ

納品書を書くときは、見積書と内容を一致させることがポイントです。その一致は品目の表記の仕方まで統一すること。これがトラブルを防ぐカギになり、相手も納品を管理しやすくなります。