最近は見積書・納品書・請求書をメールで送ることも多くなってきました。今回はそんな時に使えるメール文面をご紹介します。

とその前に、

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チェック項目

取引先の了承を得る

請求書等をメールで送ることは法律上や税務上は問題ありませんが、取引先がOKかどうかは別問題です。初めての取引先の場合は相手の了承を得ておきましょう。打ち合わせの際などに一言

「請求書（見積書）はメールでお送りしてもいいですか？」

と聞いておくだけで特に失礼ではありません。

参考：請求書の郵送をメールに変更したいことを伝える4つのタイミングとその伝え方

取引先が読みやすいファイル形式で送る

WordやExcelで作る人が多いと思いますが、取引先がWordをもっていなかったり、バージョンが違って開けないということもありえます。多くの人が利用しているPDF形式で送ることが一般的です。

件名

メールの件名は特に決まりはありませんが、ビジネスマナーとして一目見てわかる内容が望ましいでしょう。

「12月分請求書送付のご案内（添付1）」

本文

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
ミソカインボイス株式会社の田中です。

「プロジェクト名」の件について添付にて請求書をご送付させて頂きます。
ご査収の上、請求書記載のお振込先に◯月◯日までにお振込み頂くようお願い申し上げます。

請求番号：0000-00000
請求金額：10,000円
支払期限：2014年12月31日

不明点等については◯◯までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

—————————————————-
ミソカインボイス株式会社
◯◯部　田中
TEL：000-000-000
メールアドレス：xxxx@example.com

まとめ

いかがでしたでしょうか？こういったテンプレートを活用してどんどん仕事を効率化していきたいですね。

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