前回ご紹介しました「フリーランス必見！捨てて良い書類、捨てていけない書類(前編)」。後編では下記の書類をチェックしていきましょう！
引き続き教えていただくのは「税理士法人創経 山塚様」です！

その書類どうしていますか？

後編では下記の書類をチェックしていきましょう！

株式等の運用報告書

個人で株式の運用をされている場合は、個人事業とは切り離して、申告の有無を判断します。証券会社で源泉徴収をされて課税関係が終わっている場合もありますが、申告が必要な場合、あるいは申告をした方が有利な場合があります。

法人の場合は、株式の運用による損益も、本業による損益に合算して申告することになります。中には、定期的に入る配当金が自動的に再投資されているものもありますが、預金通帳に動きがないため配当の存在を見落としがちです。運用報告書を見て、処理が必要な配当がないかの確認が必要です。

以上より、保管が必要です。

取引先の結婚祝儀

その取引先や結婚する方との関係性にもよりますが、経費にできる場合があります。その際は、招待状と支払った出金伝票を作成し、合わせて保管しておきましょう。

取引先の香典についても同様に、経費にする場合は、会葬お礼状と出金伝票の保管が必要です。職員の慶弔関係については、作成した一般的な慶弔規程に従って支出をすることで、福利厚生費として経費計上できます。

交通違反の反則金の書類

事業主自身でも職員でも、交通違反をしたことで支払う反則金を経費計上することはできません。職員の交通違反に対しては、経費にできる場合もありますが、それは職員に対する給与として経費になるだけです。そのため、事業上の経費にするために保管する書類とは言えません。

（会社で募金した）赤い羽根募金の赤い羽根

法人の場合は、一般的な寄附金を損金にするためには上限がありますが、赤い羽根共同募金など、一部の指定された寄附金は上限がなく損金になります。これらの寄附金の領収書や証明書の保管は必須です。

個人事業の場合は、事業の経費にすることはできませんが、所得控除という制度が適用になる場合があります。適用できる寄附金であれば、その旨の記載がある領収書や証明書を保管しておきましょう。

古い通帳

現金の出し入れについては現金出納帳を作成するのが一般的ですが、通帳には預金出納帳としての役割があり、重要な帳簿と言えます。
帳簿などの保管期間については、税法・商法・会社法に定めがあります。商法・会社法では、帳簿を閉めてから１０年間の保管義務が定められており、税法では、申告期限から7年～9年の保管義務が定められています。

それ以後であっても、事業の内容によっては、その他の法令上の保管義務があるかもしれませんのでご注意ください。また、営業上や経営上の理由で残しておいたほうがいい書類もあるはずですので、不用意に捨てない方が無難です。

クレジットカード明細
お店でもらえるクレジットカード利用のレシート
Amazonの納品書

クレジットカードを使う場面としては、ネットと店舗と、両方あります。カードを利用した場合、後日届く１カ月分をまとめたカード利用明細だけでは、どういった品物を購入したのかを証明できないため、一つ一つの領収書やレシートが必要になります。
例えば、ネットでAmazonの書籍などを購入しますと、納品書兼領収書が同封されてきますが、この保管が必要になります。また、お店でカードを使った際にもらうレシートや領収書も同様に、保管が必要です。
カード利用明細に、それに対応する領収書やレシートをホッチキスで綴じるなど、一緒に保管しておくと後で確認がしやすく、便利です。

まとめ

前編、後編と2回に分けて書類をご紹介いたしました。「これも残しておいたほうが良いんだ！」と思われる書類も中にはあったかと思います。
迷った書類はひとまず残しておき、税理士など詳しい人に相談しましょう。
税務調査では何もしていないのに、それを立証できる書類がないというケースがしばしば見られます。そうならないためにも、日々の書類の管理をきちんと行いましょう。

筆者
税理士法人創経 代表社員　山塚 陽平

筆者紹介
経営・税務・リスクマネジメントを中心とした
トータルサポートを実践。起業や承継を
テーマとしたセミナーの講師も行っている。

所属
税理士法人創経
0120-41-0164 までお気軽にお問い合わせ下さい！

こんにちは。Misocaマーケティングチームの多川（たがわ）です。

前回の記事では実際に私が作った提案書をご紹介しましたが、今回は私がフリーランス時代に提案書のベースとして使っていたPowerPointのテンプレートを無料配布します！

このPowerPointテンプレートには「まほし」（私のフリーランス時代の屋号）のロゴが入っていますので、そのまま使うことは難しいかと思いますが、このテーマをベースに自社用にアレンジしたり、デザインの参考にご活用いただければ幸いです。

このPowerPointテンプレートに含まれるレイアウト

このPowerPointテンプレートに含まれるレイアウトは下記の通りです。

タイトルスライド

タイトルとコンテンツ

2つのコンテンツ

タイトルのみ

白紙

このPowerPointテンプレートで作った提案書

このPowerPointテンプレートで作った提案書は下記で公開しています。もちろん、その提案書も無料配布しています。

無料配布！私がフリーランス時代に作ったウェブサイトリニューアルの提案書を公開します！

PowerPointテンプレートのダウンロード

このPowerPointテンプレートは下記からダウンロードいただけます。

まほし提案書テンプレート.potx

※このPowerPointテンプレートの利用によって生じた直接的、また間接的トラブル、損失、損害については、弊社および私個人は一切の責任を負いません。

PowerPointテンプレートの適用方法

PowerPointテンプレートの適用方法はOfficeのサポートページをご参照ください。

プレゼンテーションにテンプレートを適用する | Office Online

まとめ

いかがでしょうか？提案書の作成にはやっぱりPowerPointが一番使いやすいので、会社や個人事業、フリーランスの立ち上げのはじめのうちに自社用のPowerPointテンプレートを作っておくととても便利です。自社用のPowerPointテンプレートをお持ちでない方は、この記事で配布しているテンプレートを参考にぜひ自社オリジナルのPowerPointテンプレート作りに挑戦してみてください！

こんにちは。Misocaマーケティングチームの多川（たがわ）です。

私は昨年（2013年）の11月にスタンドファームにジョインしましたが、その前の2年間は「まほし」という屋号で、デザイナーの妻と二人でフリーランスとして受託のウェブ制作（いわゆるホームページ制作）の仕事をしていました。

フリーランスの前は、5年ほどウェブ制作会社でマークアップエンジニア、ディレクターとして仕事をしていました。

今回は私の「まほし」時代の提案書を（少し恥ずかしいですが）公開してみたいと思います！

この提案書がそのまま他の案件に流用することは難しいと思いますが、どなたかの提案書作成のご参考になれば幸いです。

この記事の最後で提案書のPDFと元データのPowerPointがダウンロードできるようなっていますので、ぜひ最後まで読んでいただければと思います。

とその前に、

請求書や見積書の作成にお困りの方は、請求書サービス「Misoca」を使うとより便利ですよ！レイアウト崩れや記入漏れの心配無用です！

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提案書の概要

今回公開する提案書は小さなクリニックのウェブサイトリニューアルの案件で、初回の打ち合わせでヒアリングした内容を踏まえて提案書にまとめたものです。
（お客様を特定できないように少し手を加えています。）

ウェブサイトのページ数は「約11ページ」、CMSにWordPressを導入予定で予算は「20〜25万円」くらい、提案書自体は6ページの構成になっていて、別紙で見積書を付けて、二回目の打ち合わせに臨みました。

以下では提案書の内容をページ毎にご紹介しつつ、提案書を作る際に気をつけたポイントをご説明します。

提案書の内容

1ページ目：表紙

1ページ目は表紙です。

提案を受ける人は「複数の会社」から「複数の提案」を受けている場合がありますので、他の提案書と区別できるよう「何の提案なのか」「提案者は誰なのか」「提案した日付」は必ず書いておくようにしましょう。

2ページ名：ホームページリニューアルの目的

2ページ目では今回のウェブサイトリニューアルの目的を簡単に説明します。

SEOを気にされているお客様でしたので、入り口ページ（ドアページ）を廃止したり、テーブルコーディングからHTML+CSSのコーディングにすることで検索エンジンに優しい作りにすることをご提案しています。

3ページ目：サイトマップ

3ページ目ではリニューアル後のサイトマップをご提案しています。ここでリニューアル後のウェブサイトの全体像をイメージしてもらいます。

この時点ではまだ各ページの詳細は詰めていない状態ですが、先に全体像をイメージしてもらうことで「こういったページが欲しい」「こういった情報を掲載したい」といったご要望を引き出すようにしています。

4〜5ページ目：ワイヤーフレーム

4〜5ページ目ではワイヤーフレームに簡単な説明をつけています。

初回の提案時にワイヤーフレームを作るのは賛否が分かれるところだと思いますが、あったほうがイメージが伝わりやすいかと思い、今回の提案書ではワイヤーフレームをつけました。

ちなみに、ワイヤーフレームはOmniGraffleで作っています。

説明が少々細くなっていますが、あとで先方のご担当者が資料を見ただけである程度の内容がわかるように詳しく説明をしています。

この提案書とは別に用意したもの

• トップページのワイヤーフレーム
• 見積書（概算）
• 参考サイト

参考サイトについて

参考サイトは事前にいくつかピックアップをしてプリントアウトして打ち合わせ時に持って行ったり、スクリーンショット画像をiPadに保存しておいてiPadで見てもらったりしていました。

この提案時に用意しなかったもの

• ページデザイン
• 下層ページのワイヤーフレーム
• コンテンツリスト

ページデザインについて

ページデザインはまだ不確定な要素が多いため、この時点では提案をしません。（といいますか、何も確定していないのでデザインを作ることはできないと思います。）

代わりに参考サイトをいくつかピックアップして、参考サイトを元に話をしながら、お客様が「どういったデザインのサイトを求めているか」などの要望、要求を引き出すことに専念します。

コンテンツリストについて

ウェブサイトのページ数が多い場合はPowerPoint上で全てのページを網羅したサイトマップを作ることは大変ですので、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで全ページを網羅した「コンテンツリスト」という資料を作成する場合があります。

提案書のダウンロード

提案書はPDFとPowerPointで用意しました。ご自由にダウンロードください。

• ◯◯クリニック様ウェブサイトリニューアルの提案書（PDF版）
• ◯◯クリニック様ウェブサイトリニューアルの提案書（PowerPoint版）

※この提案書の利用によって生じた直接的、また間接的トラブル、損失、損害については、弊社および私個人は一切の責任を負いません。

まとめ

いかがでしょうか？他社の提案書を見る機会は少ないかと思いますので、どなたかのご参考になれば嬉しく思います。

「私はこう思う！」や「ここはもっとこうしたほうがいい！」といったご意見や、「私も提案書を公開してみた！」などありましたら、 @seikyu_misoca までお気軽にご連絡ください。

取引先から請求書が送られて来たら、みなさんはどのように管理をしていますか?

経理担当者がいない場合は、自分で支払い期日までに、内容を確認して正しく振込をする重要な仕事です。

とはいえ、書面で送られてくると管理が煩雑になるので、効率よく書面を管理したいもの。
そこで、今回は請求書自体の便利な管理方法をご紹介します。

とその前に、

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では早速参りましょう！

間違えないフローを作る

Misocaで請求書を出すのは簡単ですが、実際に受け取って処理するとなると書面を扱うことは必須になります。
そこで、書面を扱うときには「間違えないフロー」を確立するのがベストです。

そのフローは「一時保管先」「支払い実行」「支払い済み」の3つのファイルを用意すればOKです。

この3つを用意する理由は内容チェックをしたあと、振込を行い、その書類をとっておくというタスクがあるからです。

このタスクを実行しやすい分け方がこの3つとなります。もう少し細かくすると、支払い実行のファイルは支払い月に応じて2種類（当月、翌月）になる場合もあるかもしれません。そして重要なポイントは「一時保管先」と「支払い実行」には締め切りがあること。この締め切りを忘れないこともポイントです。

1・一時保管先（締め切りあり）

送られてきた請求書は何も考えず、一時保管先に入れてしまえばいいというのも処理がラクです。支払い月、請求金額、請求書の記載内容の誤りはないかなどを確認し、問題なければ「支払い実行」に移します。この確認作業は必ず毎月発生するので、作業する日を決めてタスクにしてしまうことをおすすめします。忘れないようにGoogle Calendarなどの定期タスクにして、アラートを設定しておくと更に便利です。

2・支払い実行（締め切りあり）

一時保管先から移動された請求書は「支払いをしてもOKな請求書」になります。あとは振込を行なうだけですが、こちらも毎月支払日という締め切りがあるので、定期タスク、アラート設定をしておくと良いと思います。支払いが終わったらアナログですが「支払い済み」のゴム印を押して、「支払い済み」ファイルへ移動させます。この段階では「この請求書はすでに処理済み」だという目印を何らかの形でつけることが必要になります。

3．支払い済みファイル（締め切りなし）

支払い済みファイルの請求書は溜まっていく一方になるので、別のファイルにファイリングしていきます。その時は「請求書に記載されている日付順」がおすすめです。そのほうが請求書の内容を思い出しやすく、しかも規則性を持ってファイリングできます。

このように、書面の管理の規則を決めておけば、処理が複雑になりません。アナログな処理ですが、やりかた次第ではそれほど面倒ではないので、試してみてください。

「税理士が教える賢い節税シリーズ」に続き、現役税理士に教えていただくコーナー。今回は「捨てていい書類と捨てていけない書類」を2回にわけてご紹介いたします。教えていただくのは「税理士法人創経 山塚様」です！

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では早速参りましょう！

その書類どうしていますか？

みなさま「この書類捨てていいの？」と悩んだことはありませんか？お客様の中で時折そういったご質問をいただきます。

そもそも法令上で捨てることができない書類もありますが、捨ててしまうことで税務署等に対して反証する材料を失ってしまい、不利益になるような書類もあります。

それでは、悩んでしまう下記の書類をチェックしていきましょう！

電気・ガス・水道料金のお知らせ

これらのお知らせは、次回引き落とされる予定分と、既に引き落とされた分の領収書を兼ねた様式になっていることが一般的です。自宅の水道光熱費ではなく、店舗やオフィスの分であることを説明するためにも、保管が必要です。

支払通知書

支払いを証明するものとして、保管が必要になります。数が少ないようであれば、請求書と合わせて保管する方法でもいいですが、多い場合は別々に保管し、振込が完了した請求書には「済」というスタンプを押しているところもあります。

着払いのヤマトなどの紙

支払いを証明するものとして、保管が必要になります。購入したものが分かる納品書などと一緒に保管しておくと、後で確認がしやすくなります。

宅配を送ったときの控え

宅配料の支払いを証明するものとして、保管が必要になります。宛先も明記されますから、その費用が事業の上で必要であったことの証明も容易になります。

見積書

見積書は、保管していない方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？
最終確定した請求書や領収書があれば問題ないという向きもありますが、見積書にしか詳細の明細が記載されていないケースもよくあります。そうすると、見積書がないために、どのような物が納品されたのか？どのような工事がされたのか？、全く分からなくなってしまうこともあります。

途中経過の見積書は保管がなくても問題ないですが、当初見積書に対して増減だけを記した見積書を追加して発行してくる業者もありますので、この場合は当初見積書もないと詳細の判断ができません。

会食のレシート・個人の飲食のレシート

個人事業をされている方に税務調査が入ると、高い確率で飲食費などが事業上の必要で使ったものなのか、個人的なものなのか、丹念に調べられます。経費計上している飲食費については、相手方の氏名やそのときの打合せ内容などを記録しておくなど、事業上の経費であることを説明できる準備をしておくことが大切です。また、事業とは関係のない個人的な飲食についての領収書やレシートを保管していれば、それを根拠に、きちんと峻別して、事業上に必要でない飲食費は家計から払っており、必要経費にはしていないことを説明しやすくなります。個人の生活と個人の事業を切り離して経理しているという事実は、税務署に対しての説明材料としては大きな意義があります。

今となっては、過去の飲食費については、相手方の名前がもはや分からないという方もいらっしゃるかもしれません。この場合は、手帳やカレンダーに書き込んだメモなどから、相手方を特定できるようであれば、その手帳やカレンダーも保管すべき書類となります。手帳などは、どこに出かけたかを示す資料としても有効に使うことができます。

例えば東京出張したときの経費が出ていた時に、どのような用件で出かけたかも、手帳があれば分かることもあります。旅費や宿泊費が出るときは、どのような用件かを記録しておくべきですが、その記録がなくても手帳があれば解決できるかもしれません。

まとめ

このように書き進めるにつれ、捨てていい書類がほとんどないことに気が付きます。
きちんと経理処理をされている方にとっては、税務調査は痛くない腹を探られる感覚です。そして、痛くないのにそれを立証する書面がないというケースに当たってしまうこともあるかもしれません。

不明であるがゆえに経費を否認されるというのが一番残念な結果です。そこで、将来的に、説明材料として残しておいた方が得策な書類を中心に、ご案内させていただきました。
次回の後編もお楽しみに。次回は「株式等の運用報告書」や「Amazonの納品書」などについてご説明いたします。

筆者
税理士法人創経 代表社員　山塚 陽平

筆者紹介
経営・税務・リスクマネジメントを中心とした
トータルサポートを実践。起業や承継を
テーマとしたセミナーの講師も行っている。

所属
税理士法人創経
0120-41-0164 までお気軽にお問い合わせ下さい！